Overzicht

Zodra een Progress Monitoring Schedule actief is, kan het nodig zijn om deze aan te passen naarmate het project vordert.

Er kunnen nieuwe werkgebieden worden toegevoegd, Tasks moeten mogelijk worden toegevoegd of verwijderd, de planning kan wijzigen of de manier waarop werkzaamheden worden toegewezen en gemonitord moet worden aangepast.

Met RDrive kunt u deze wijzigingen beheren zonder dat u uw Progress Monitoring Schedule opnieuw hoeft aan te maken.

In deze handleiding worden de belangrijkste manieren uitgelegd om een bestaande Schedule te beheren en onderhouden, waaronder:

• Tasks beheren – Tasks toevoegen aan of verwijderen uit een bestaand Task Set Profile
• De Schedule bijwerken – snel wijzigingen rechtstreeks via Task Manager doorvoeren
• Teams beheren – het Lead Team of de verantwoordelijkheid voor geplande werkzaamheden wijzigen

Of u nu een kleine aanpassing maakt of reageert op een grotere wijziging in de projectplanning, deze handleiding helpt u om uw Schedule en Progress Monitoring-configuratie actueel te houden.

Belangrijk: Wijzigingen aan een actieve Schedule kunnen invloed hebben op voortgangsberekeningen en rapportages. Controleer voordat u belangrijke wijzigingen doorvoert of er al voortgang is geregistreerd voor de betreffende Tasks of Item

TABLE OF CONTENTS

• Overzicht
• Tasks beheren
  • Tasks toevoegen aan of verwijderen uit een Task Set
• De Schedule bijwerken 
  • Handmatig bijwerken
  • Een Schedule bijwerken met Bulk Update
• Teams beheren
  • Het Lead Team wijzigen
• Veelgestelde vragen en probleemoplossing

Tasks beheren

Tasks vormen de belangrijkste activiteiten binnen uw Progress Monitoring Schedule.

Tijdens een project kan het nodig zijn om:

• Een nieuwe Task toe te voegen
• Een bestaande Task te verwijderen
• Een eerder verwijderde Task opnieuw toe te voegen
• Items aan een Task toe te voegen of te koppelen
• Het Team dat verantwoordelijk is voor een Task te wijzigen

In de volgende secties wordt uitgelegd hoe u deze wijzigingen beheert.

Tasks toevoegen aan of verwijderen uit een Task Set

Naarmate een project vordert, kunnen de Tasks die nodig zijn voor een bepaald type werkzaamheden veranderen. U kunt een bestaand Task Set Profile bijwerken om nieuwe Tasks toe te voegen of Tasks te verwijderen die niet langer nodig zijn.

Wanneer het bijgewerkte Task Set Profile wordt gepubliceerd, werkt RDrive de Task Sets bij die vanuit dit Profile zijn uitgerold.

Belangrijk: Het publiceren van wijzigingen in een Task Set Profile kan invloed hebben op Task Sets die al vanuit dit Profile zijn uitgerold. Controleer vóór publicatie de wijzigingen die RDrive weergeeft en bepaal of bestaande Task Sets hun huidige versie moeten behouden.

Een nieuwe Task aan een Task Set toevoegen 

Gebruik deze optie wanneer een extra Task moet worden toegevoegd aan een bestaande Task Set.

1. Open Progress Monitoring en ga naar Task Sets.
2. Selecteer het Task Set Profile dat u wilt bijwerken.
3. Voeg de gewenste Task toe aan het Profile.
4. Configureer de Task naar wens, waaronder de Code, Title en eventuele bijbehorende instellingen.
5. Sla de wijzigingen in het Task Set Profile op.
6. Het Task Set Profile wordt tijdens het aanbrengen van de wijzigingen in Draft geplaatst.
7. Wanneer u tevreden bent met de wijzigingen, selecteert u Publish om het Task Set Profile te publiceren.
8. Controleer vóór publicatie de weergegeven wijzigingen. RDrive geeft aan welke Tasks worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd.
9. Selecteer Next, voer een Publish message in en voltooi de publicatie.

Na publicatie wordt het bijgewerkte Profile gebruikt om de Task Sets bij te werken die vanuit dit Profile zijn uitgerold. 

Een Task uit een Task Set verwijderen 

Als een Task niet langer nodig is, kan deze uit het Task Set Profile worden verwijderd.

Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer de scope is gewijzigd, een Task per ongeluk is toegevoegd of een activiteit niet langer nodig is voor die specifieke Task Set.

1. Open Progress Monitoring en ga naar Task Sets.
2. Selecteer het betreffende Task Set Profile.
3. Zoek de Task die u wilt verwijderen.
4. Selecteer het menu met de drie puntjes aan het einde van de Task.
5. Selecteer Delete.
6. De Task wordt verwijderd uit de conceptversie van het Profile.
7. Wanneer u klaar bent om de wijziging toe te passen, selecteert u Publish.
8. Controleer het publicatieoverzicht. De verwijderde Task wordt gemarkeerd als Delete, zodat u de wijziging kunt controleren voordat u verdergaat.
9. Selecteer Next.
10. Voer een Publish message in en voltooi de publicatie.

Controleren vóór publicatie

Het publicatiescherm is bijzonder handig bij het onderhouden van een bestaand Task Set Profile.

RDrive geeft wijzigingen als volgt weer:

• Add – er is een nieuwe Task toegevoegd
• Change – een bestaande Task is gewijzigd
• Delete – een Task is verwijderd

Controleer deze lijst zorgvuldig voordat u publiceert, vooral wanneer het Task Set Profile al wordt gebruikt binnen actieve Schedules.

De Schedule bijwerken 

Naarmate uw project vordert, kan het nodig zijn om de Schedule uit te breiden met extra Locations.

Er kan bijvoorbeeld een nieuw appartement, een nieuwe verdieping, een nieuw gebied of een nieuwe fase worden toegevoegd nadat de oorspronkelijke Progress Monitoring Schedule al is aangemaakt.

In plaats van elke benodigde Task afzonderlijk aan te maken, kunt u de nieuwe Task aan de Schedule toevoegen en de juiste Task Set hierop uitrollen.

Dit kan handmatig worden gedaan of door de Schedule bij te werken en opnieuw te importeren.

Hierdoor kunnen de Tasks die al binnen het Task Set Profile zijn gedefinieerd voor de nieuwe Location worden aangemaakt, zodat een consistente structuur binnen de Schedule behouden blijft.

Voorbeeld

Als een Schedule de afbouw van appartementen monitort en Appartement 105 aan het project wordt toegevoegd, kunt u Appartement 105 aan de Schedule toevoegen en de bestaande Apartment Fit-Out Task Set hierop uitrollen.

De benodigde Tasks kunnen vervolgens voor Appartement 105 worden aangemaakt met dezelfde Task Set-structuur die al voor de andere appartementen wordt gebruikt.

Handmatig bijwerken

Voor kleinere wijzigingen kunt u rechtstreeks binnen de Schedule een nieuwe Location toevoegen.

Als bijvoorbeeld een extra appartement wordt toegevoegd nadat de Schedule al is aangemaakt, kunt u het appartement handmatig toevoegen zonder een volledige Bulk Update uit te voeren.

Stap 1 – De nieuwe Task toevoegen

1. Open de gewenste Schedule in Task Manager.
2. Open deze in Edit Mode.
3. Selecteer Add New Task.
4. Voer de gewenste WBS in.
5. Voer de Task Name in.
6. Sleep de nieuwe Task naar de juiste positie binnen de Schedule.
7. Herhaal dit voor eventuele andere Tasks die moeten worden toegevoegd.

Tip: Controleer voordat u verdergaat de positie van elke nieuwe Task binnen de Schedule om er zeker van te zijn dat deze op de juiste plaats binnen de WBS-structuur staat.

Stap 2 – De Task aan een Location koppelen

Nadat de Task is toegevoegd, moet deze aan de juiste project-Location worden gekoppeld.

1. Selecteer de nieuwe Task.
2. Open Properties.
3. Selecteer Metadata.
4. Koppel de Task aan de gewenste Location.
5. Herhaal dit voor eventuele andere Tasks die u hebt toegevoegd.
6. Wanneer alle benodigde Tasks zijn toegevoegd en gekoppeld, selecteert u Save en vervolgens Close Edit om het bewerken van de Schedule te voltooien.

Door de Task aan een Location te koppelen, weet RDrive waar de geplande werkzaamheden plaatsvinden en kan de juiste Task Set hierop worden uitgerold.

Stap 3 – De Task Set uitrollen

1. Ga naar Settings.
2. Open Task Set Profiles.
3. Zoek het gewenste Task Set Profile.
4. Open het menu van de Task Set.
5. Selecteer Deploy.
6. Selecteer Add.
7. Selecteer de nieuw toegevoegde Schedule Task.
8. Selecteer OK om het uitrollen te voltooien.

De Task Set is nu uitgerold naar de nieuwe Schedule Task.

Schedule bijgewerkt

Uw Schedule is nu bijgewerkt.

De nieuwe Task is:

• Aan de Schedule toegevoegd
• Op de juiste positie binnen de WBS-structuur geplaatst
• Aan de juiste Location gekoppeld
• Aan de gewenste Task Set gekoppeld

U kunt de Task nu in Task Viewer controleren om te bevestigen dat de verwachte Items en Progress Monitoring-configuratie beschikbaar zijn.

Een Schedule bijwerken met Bulk Update

Voor grotere wijzigingen aan een Schedule biedt Bulk Update een snellere manier om meerdere Tasks toe te voegen dan wanneer u iedere Task afzonderlijk in Task Manager aanmaakt.

Dit is bijvoorbeeld handig wanneer meerdere nieuwe appartementen, kavels, kamers of andere geplande gebieden tegelijkertijd moeten worden toegevoegd.

De Schedule wordt geëxporteerd naar een spreadsheet, waarin de benodigde rijen kunnen worden toegevoegd en geconfigureerd voordat het bijgewerkte bestand weer naar RDrive wordt geüpload.

Stap 1 – De Schedule exporteren

1. Open de gewenste Schedule.
2. Selecteer de optie Bulk Update voor de Schedule.
3. Exporteer/download de Schedule-spreadsheet.
4. Open het gedownloade bestand in Excel.

De spreadsheet bevat de bestaande Schedule-structuur, zodat u precies kunt bepalen waar de nieuwe Tasks moeten worden ingevoegd.

Stap 2 – Het juiste niveau zoeken

Zoek het gedeelte van de Schedule waar de nieuwe Tasks moeten worden toegevoegd.

Om gemakkelijker met de Schedule te kunnen werken, kunt u de niveaus die u niet nodig hebt inklappen, zodat alleen het relevante gedeelte van de Schedule-structuur zichtbaar blijft.

Wanneer u de juiste positie hebt gevonden:

1. Klap Schedule-niveaus die u niet nodig hebt in.
2. Bepaal waar de nieuwe Tasks moeten worden geplaatst.
3. Voeg op de gewenste positie nieuwe rijen in.

Hierdoor kunt u de nieuwe Tasks direct naast de bestaande Schedule-structuur toevoegen.

Tip – Wat is een WBS?
WBS staat voor Work Breakdown Structure. Dit is de hiërarchische structuur waarmee Tasks binnen de Schedule worden georganiseerd.
Elke WBS moet uniek zijn op het betreffende niveau. Zorg er bij het toevoegen van nieuwe Tasks voor dat de ingevoerde WBS niet hetzelfde is als die van een andere Task op hetzelfde niveau van de Schedule.
U kunt de WBS zien als de code die aangeeft waar een Task zich binnen de hiërarchie van de Schedule bevindt.

Stap 3 – De nieuwe Tasks toevoegen

Voer in de nieuw ingevoegde rijen de gegevens in voor iedere Task die u wilt toevoegen.

Voor elke nieuwe Task:

1. Voer de juiste WBS in.
2. Voer de Task Name in.
3. Controleer of de Task op het juiste niveau binnen de Schedule is ingevoegd.
4. Herhaal dit voor elke andere Task die moet worden toegevoegd.

Gebruik de bestaande Tasks rondom de nieuwe rijen als voorbeeld voor de vereiste structuur en informatie.

Belangrijk: Let vooral goed op de WBS. Elke nieuwe Task moet de juiste WBS hebben voor zijn positie binnen de Schedule en deze moet op dat niveau uniek zijn.

Stap 4 – De Task Set en Location selecteren

Selecteer voor elke nieuwe Task de juiste:

• Task Set
• Location

De Location geeft aan op welke locatie binnen het project de geplande werkzaamheden betrekking hebben.

De Task Set bepaalt welke set Tasks/Items voor Progress Monitoring op die Location nodig is.

Vul deze velden in voor iedere nieuwe Task die wordt toegevoegd.

Stap 5 – De bijgewerkte Schedule opslaan en uploaden

Nadat alle nieuwe Tasks zijn toegevoegd:

1. Controleer de spreadsheet en de nieuwe rijen.
2. Controleer of elke nieuwe Task een juiste en unieke WBS heeft.
3. Controleer of de juiste Task Set is geselecteerd.
4. Controleer of de juiste Location is geselecteerd.
5. Sla de ingevulde spreadsheet op.
6. Ga terug naar RDrive en upload het bijgewerkte bestand via Bulk Update.

RDrive gebruikt de informatie in de spreadsheet om de bestaande Schedule bij te werken. 

Stap 6 – De bijgewerkte Schedule controleren

Nadat de Bulk Update is voltooid, opent u de Schedule en controleert u of de nieuwe Tasks correct zijn toegevoegd.

Controleer of:

• Elke Task op de juiste positie staat
• De WBS-structuur correct is
• Elke Task aan de juiste Location is gekoppeld
• De juiste Task Set is geselecteerd
• De verwachte Progress Monitoring Tasks en Items beschikbaar zijn

Uw Schedule is nu klaar voor Progress Monitoring.

Handmatige update of Bulk Update?
Gebruik Manual Update wanneer u slechts een kleine of snelle wijziging in de Schedule hoeft aan te brengen.

Gebruik Bulk Update wanneer u meerdere Tasks wilt toevoegen of grotere wijzigingen in de Schedule-structuur moet aanbrengen.

Welke methode u ook gebruikt, hetzelfde principe geldt: de Schedule Task moet op de juiste positie staan, aan de juiste Location zijn gekoppeld en aan de juiste Task Set zijn gekoppeld.

Teams beheren

Elke Task binnen Progress Monitoring is gekoppeld aan een Lead Team.

Het Lead Team geeft aan wie verantwoordelijk is voor de werkzaamheden en bepaalt bovendien welke gebruikers de Items die aan die Task zijn gekoppeld, kunnen aanmaken.

Belangrijk: Alleen gebruikers die deel uitmaken van het Lead Team kunnen een Item voor de Task aanmaken.

Als de verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden tijdens het project verandert, moet het Lead Team daarom worden bijgewerkt. Zo kan het juiste Team de benodigde Items blijven aanmaken en beheren. 

Het Lead Team wijzigen

Als een ander Team verantwoordelijk wordt voor de werkzaamheden, wijzigt u het Team binnen de Task Set.

Het Lead Team wijzigen

1. Ga naar Settings en open Task Set Profiles.
2. Selecteer het gewenste Task Set Profile.
3. Zoek de Task die moet worden bijgewerkt.
4. Wijzig het Lead Team en selecteer het nieuwe Team dat verantwoordelijk is voor de werkzaamheden.
5. Sla de wijziging op.
6. Publiceer het bijgewerkte Task Set Profile.
7. Controleer de wijzigingen voordat u de publicatie voltooit.

Na publicatie wordt het bijgewerkte Lead Team toegepast op de betreffende uitgerolde Task Sets.

Onthoud: Als een gebruiker geen Item voor een Task kan aanmaken, controleer dan eerst het Lead Team. De gebruiker moet deel uitmaken van het Lead Team van de Task om een Item te kunnen aanmaken.

Veelgestelde vragen en probleemoplossing

V: Moet ik Manual Update of Bulk Update gebruiken?

A: Gebruik Manual Update voor snelle wijzigingen waarbij slechts één of een klein aantal Tasks hoeft te worden toegevoegd.

Gebruik Bulk Update wanneer u meerdere Tasks wilt toevoegen of grotere wijzigingen in de Schedule-structuur moet aanbrengen.

V: Wat is een WBS?

A: WBS staat voor Work Breakdown Structure. Deze wordt gebruikt om Tasks binnen de Schedule in een hiërarchische structuur te organiseren.

Wanneer u een nieuwe Task toevoegt, moet de WBS uniek zijn op het betreffende niveau van de Schedule.

V: Kan ik een nieuwe Task aan een bestaande Task Set toevoegen?

A: Ja. Werk het betreffende Task Set Profile bij, voeg de nieuwe Task toe en publiceer vervolgens het bijgewerkte Profile.

Houd er rekening mee dat het publiceren van wijzigingen in een Task Set Profile invloed kan hebben op Task Sets die al vanuit dat Profile zijn uitgerold.

V: Wat gebeurt er als ik een Task uit een Task Set Profile verwijder?

A: Wanneer de Task wordt verwijderd en het bijgewerkte Task Set Profile wordt gepubliceerd, geeft RDrive de wijziging weer als Delete.

Controleer altijd de wijzigingen die tijdens het publiceren worden weergegeven voordat u deze toepast op Task Sets die al in gebruik zijn.

V: Waarom kan een gebruiker geen Item voor een Task aanmaken?

A: Controleer het Lead Team dat aan de Task is toegewezen.

Alleen gebruikers die deel uitmaken van het Lead Team van de Task kunnen het Item aanmaken. Als de verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden is gewijzigd, wijzigt u het Lead Team binnen het Task Set Profile en publiceert u de wijziging.

V: Wat moet ik controleren nadat ik mijn Schedule heb bijgewerkt?

A: Controleer of:

• De nieuwe Tasks op de juiste positie staan
• Elke WBS correct en uniek is op het betreffende niveau
• Tasks aan de juiste Locations zijn gekoppeld
• De juiste Task Sets zijn uitgerold
• De juiste Lead Teams zijn toegewezen
• De verwachte Items beschikbaar zijn in Task Viewer

Dit is vooral belangrijk wanneer wijzigingen worden aangebracht in een Schedule die al actief is en waarin al voortgang wordt geregistreerd.