計算 - 財務/會計中的最佳實踐：使用 RDrive 設置採購訂單 (PO)

RDrive 的計算功能為採購訂單（PO）的計算和驗證提供了一種高效的自動化方式。本指南將引導您完成設置 PO 的過程，其中項目編號會動態索引（如 "Item 1"、"Item 2"），並通過 RDrive 的輸入和輸出配置自動計算總金額。

TABLE OF CONTENTS

• 第一步：設計 PO 範本

  • 輸入欄位 (INPUT)  
  • 輸出欄位 (OUTPUT)  
• 第二步：配置 RDrive 計算
  • 輸入設置
  • 輸出設置
• 第三步：實施

  • 選擇欄位

  • 映射步驟
  • 保存並發佈 PO
• 第四步：測試 PO
  • 輸入示例數據
  • 驗證輸出
• 最佳實踐

第一步：設計 PO 範本

將 PO 範本載入 RDrive。

輸入欄位 (INPUT)  

您的 PO 應包括：

• 數量 (Qty)：一個用於輸入項目數量的數值欄位。
• 單價 (Unit Price)：一個用於輸入每單位價格的數值欄位。
• 折扣 (%) (Discount (%))：一個用於輸入整個 PO 折扣百分比的數值欄位。
  
  

輸出欄位 (OUTPUT)  

包括以下輸出：

• 項目索引 (Item Index)：自動生成的項目編號（如 "Item 1"）。
• 項目總金額 (Item Total)：計算每個項目的總金額，即數量與單價的乘積。
• 小計 (Subtotal)：計算所有項目總金額的總和。
• 折扣金額 (Discount Amount)：根據小計和折扣百分比計算總折扣金額。
• 總金額 (Total)：應用折扣後的 PO 總金額。

第二步：配置 RDrive 計算

輸入設置

• 數量 (Qty) 輸入：

  • 欄位類型：小數
  • 描述：輸入項目數量。

• 單價 (Unit Price) 輸入：

  • 欄位類型：小數
  • 描述：輸入每單位價格。

• 折扣 (%) (Discount (%)) 輸入：

  • 欄位類型：小數
  • 描述：輸入整個 PO 的折扣百分比。

輸出設置

• 項目索引 (Item Index)：

  • 類型：文字
  • 公式：IF(ISBLANK({Qty}), "", "Item " & ROW())
  • 邏輯：當數量欄位有值時，自動為每行分配遞增的編號，如 "Item 1"、"Item 2" 等。

• 項目總金額 (Item Total Amount)：

  • 類型：唯讀小數
  • 公式：IF(ISBLANK({Unit Price}),"",{Qty} * {Unit Price})
  • 邏輯：通過將數量與單價相乘計算每個項目的總金額。若數量欄位為空，則顯示空白。

• 小計 (Subtotal)：

  • 類型：唯讀小數
  • 公式：SUM(Item Total Amount)
  • 邏輯：計算所有項目總金額的總和。

• 折扣金額 (Discount Amount)：

  • 類型：小數
  • 公式：Subtotal * ({Discount} / 100)
  • 邏輯：根據小計計算折扣金額。

• 總金額 (Total)：

  • 類型：唯讀小數
  • 公式：Subtotal - Discount Amount
  • 邏輯：小計減去折扣金額後的總金額。

提示：若希望輸出欄位不可手動編輯，請將欄位類型設置為唯讀。

第三步：實施

選擇欄位

• 輸入：
  • 將數量 (Qty)、
  • 單價 (Unit Price)、
  • 折扣 (%)      欄位對應到各自的列。
    
• 輸出：
  • 將項目索引 (Item Index)、
  • 項目總金額 (Item Total)、
  • 小計 (Subtotal)、
  • 折扣金額 (Discount Amount)、
  • 總金額 (Total)     欄位對應到相應的列。

重要提示：
當您將 Excel 範本上傳到 RDrive 時，頁面佈局和樣式（如字體格式、顏色和邊框）不會被保留。只有數據結構、欄位和公式會被映射和保留。在準備範本時，請專注於欄位和計算的準確性，確保表單功能正常運行。

第四步：測試 PO

輸入示例數據

• 行 1：數量 = 5，單價 = 20，折扣 (%) = 10
• 行 2：數量 = 3，單價 = 15，折扣 (%) = 10

驗證輸出

• 項目索引應自動填充為 "Item 1"、"Item 2" 等。
• 行 1 的項目總金額應計算為 5 * 20 = 100。
• 行 2 的項目總金額應計算為 3 * 15 = 45。
• 小計應為項目總金額的總和：100 + 45 = 145。
• 折扣金額應計算為 145 * (10 / 100) = 14.5。
• 總金額應計算為 145 - 14.5 = 130.5。

最佳實踐

1. 確保動態索引：使用 ROW() 動態生成項目編號。
2. 鎖定計算欄位：保護公式欄位以防止意外覆寫。
3. 簡化用戶體驗：使用清晰的標籤並提供即時驗證反饋。
4. 測試邊界情況：針對空欄位和無效輸入進行功能驗證。

透過使用 RDrive 的計算功能，您可以創建一個動態、自動化的 PO，增強跟蹤能力並確保數據完整性。這種方法也可應用於其他財務流程，提高整個組織的運營效率。

附件：導出的範本文件供您參考。您可以將其上傳至公司級別並進行試用！