深入了解 RDrive 中的版本参考编号功能

概览

本指南说明 RDrive 中的“版本参考编号”（Version Reference）概念，以及它如何协助在不同版本的表格或范本之间追踪栏位。

• 目的： 协助用户、系统管理员及报表建立者了解版本参考的运作原理，以及它对资料管理及分析的影响。
• 适用对象： 公司系统管理员、报表建立者、数据分析师。

先决条件： 可透过设计精灵 (Wizard) 介面存取范本的权限。

TABLE OF CONTENTS

• 什么是版本参考编号？
• 建立新版本时会发生什么事？
• 如果我更改栏位类型会怎样？
• 哪里可以编辑版本参考编号？
• 常见使用情境
• 常见问题及疑难排解
• 结语

什么是版本参考编号？

版本参考编号是一组每项目中独一无二的识别码，用作在不同版本的范本之间追踪及连接相同栏位。
当你建立表格的新版本时，系统会根据旧版本产生全新的栏位。虽然这些栏位在系统内部是独立存在的，但透过版本参考编号，系统可以识别出这些栏位在不同版本中其实代表相同的资讯，确保数据分析及追踪的准确性。

建立新版本时会发生什么事？

每次建立新版本，系统会根据旧版本产生新的栏位。这些新栏位与旧栏位在技术上是完全独立的，唯一连接它们的，就是版本参考编号（Version Reference）。
版本参考编号是一组由系统随机产生的英数字码。建立新版本时，栏位的标题、属性与版本参考都会一并复制过去。

如果我更改栏位类型会怎样？

即使你更改栏位的类型（例如将文字栏转为下拉选单），只要两个栏位拥有相同的版本参考编号，系统仍会视它们为对应栏位。你可以手动编辑版本参考编号，将新栏位与旧版本的栏位对应起来。

哪里可以编辑版本参考编号？

你可以在 表格或问题范本的 Wizard 编辑介面 中检视及编辑版本参考。

编辑步骤：

1. 开启 Wizard 编辑范本。

2. 选择你想更新的栏位。

3. 在 Metadata（元数据） 区块中找到版本参考编号。

4. 如果显示为“None”，你可以点击并选择上一版本中对应的栏位来指定。

例子 - 
表格范本

修缮或项目纪录范本

• 版本参考编号即使在范本已发布后仍可编辑。 这让你可以随时回到旧版本进行补充或修正。 
• 版本参考编号只会向前追踪。 即只有新栏位可以对应旧栏位，反过来则不可以。

常见使用情境

1. 在版本间编辑栏位
   当你在新版本中更改栏位内容（例如从文字栏改为用户选择栏），可以透过手动设定版本参考，维持与旧版本栏位的连结。
   
   
2. 复制或复制整个表格后的处理
   当你从一个表格复制数据栏或 Clone 一个新表格，原来的版本参考也会被保留，这会导致在不同表格中出现“重复”的版本参考。这是预期的行为，因为版本参考在每个表格中是唯一的。这样设计是为了让分析工具（如 Power BI）能够透过同一条 API 路径，收集来自不同表格的对应数据。
   
   
3. 如你不想共用版本参考编号
   若你不希望栏位之间共享版本参考编号（例如新栏位不应与旧栏位关联），可将复制后的版本参考手动设为“None”，让系统知道这是一个全新栏位。
   
   
4. 数据分析
   版本参考能帮助系统将不同版本中的相同栏位数据整合在一起，方便用户汇出 CSV 或在 Power BI 等工具中进行横跨版本的分析。

常见问题及疑难排解

❓ 什么情况下需要手动编辑版本参考编号？
✔️ 通常你无需手动更改，因为每次建立新版本时，系统会自动复制版本参考。只有在你删除栏位并新增一个新栏位取代时，才需手动指定对应栏位。

❓ 栏位显示 Version Reference 为“None”怎么办？
✔️ 这代表系统未能找到对应栏位。如这并不应该是新的栏位的话，请手动从旧版本中选择对应栏位以填入正确版本参考，确保资料可正确追踪。

❓ 复制或 Clone 表格后，发现版本参考与原表格一样，怎处理？
✔️ 如新表格的栏位与原表格不应共享资料，请将这些栏位的版本参考设为“None”，代表它们是全新栏位。

❓ 发布后是否仍可编辑版本参考？
✔️ 可以。即使范本已发布，你仍可回到旧版本修正或补上缺失的版本参考。

结语

版本参考编号是 RDrive 中用作追踪不同版本栏位的强大工具。透过正确管理版本参考，用户能够确保数据一致性与可分析性，即使表格经历多次版本更新。这对于数据汇出或使用 Power BI 等分析工具特别重要。