瞭解 RDrive 中的版本參考編號

概覽

本指南說明 RDrive 中的「版本參考」（Version Reference）概念，以及它如何協助在不同版本的表格或範本之間追蹤欄位。

• 目的： 協助用戶、系統管理員及報表建立者了解版本參考的運作原理，以及它對資料管理及分析的影響。
• 適用對象： 公司系統管理員、報表建立者、數據分析師。

先決條件： 可透過設計精靈 (Wizard) 介面存取範本的權限。

TABLE OF CONTENTS

• 什麼是版本參考編號？
• 建立新版本時會發生甚麼事？
• 如果我更改欄位類型會怎樣？
• 哪裡可以編輯版本參考編號？
• 常見使用情境
• 常見問題及疑難排解
• 結語

什麼是版本參考編號？

版本參考編號是一組每項目中獨一無二的識別碼，用作在不同版本的範本之間追蹤及連接相同欄位。
當你建立表格的新版本時，系統會根據舊版本產生全新的欄位。雖然這些欄位在系統內部是獨立存在的，但透過版本參考編號，系統可以識別出這些欄位在不同版本中其實代表相同的資訊，確保數據分析及追蹤的準確性。

建立新版本時會發生甚麼事？

每次建立新版本，系統會根據舊版本產生新的欄位。這些新欄位與舊欄位在技術上是完全獨立的，唯一連接它們的，就是版本參考編號（Version Reference）。
版本參考編號是一組由系統隨機產生的英數字碼。建立新版本時，欄位的標題、屬性與版本參考都會一併複製過去。

如果我更改欄位類型會怎樣？

即使你更改欄位的類型（例如將文字欄轉為下拉選單），只要兩個欄位擁有相同的版本參考編號，系統仍會視它們為對應欄位。你可以手動編輯版本參考編號，將新欄位與舊版本的欄位對應起來。

哪裡可以編輯版本參考編號？

你可以在 表格或問題範本的 Wizard 編輯介面 中檢視及編輯版本參考。

編輯步驟：

1. 開啟 Wizard 編輯範本。

2. 選擇你想更新的欄位。

3. 在 Metadata（元數據） 區塊中找到版本參考編號。

4. 如果顯示為「None」，你可以點擊並選擇上一版本中對應的欄位來指定。

例子 - 
表格範本

修繕或項目紀錄範本

• 版本參考編號即使在範本已發佈後仍可編輯。 這讓你可以隨時回到舊版本進行補充或修正。 
• 版本參考編號只會向前追蹤。 即只有新欄位可以對應舊欄位，反過來則不可以。

常見使用情境

1. 在版本間編輯欄位
   當你在新版本中更改欄位內容（例如從文字欄改為用戶選擇欄），可以透過手動設定版本參考，維持與舊版本欄位的連結。
   
   
2. 複製或複製整個表格後的處理
   當你從一個表格複製數據欄或 Clone 一個新表格，原來的版本參考也會被保留，這會導致在不同表格中出現「重複」的版本參考。這是預期的行為，因為版本參考在每個表格中是唯一的。這樣設計是為了讓分析工具（如 Power BI）能夠透過同一條 API 路徑，收集來自不同表格的對應數據。
   
   
3.  如你不想共用版本參考編號
   若你不希望欄位之間共享版本參考編號（例如新欄位不應與舊欄位關聯），可將複製後的版本參考手動設為「None」，讓系統知道這是一個全新欄位。
   
   
4. 數據分析
   版本參考能幫助系統將不同版本中的相同欄位數據整合在一起，方便用戶匯出 CSV 或在 Power BI 等工具中進行橫跨版本的分析。

常見問題及疑難排解

❓ 甚麼情況下需要手動編輯版本參考編號？
✔️ 通常你無需手動更改，因為每次建立新版本時，系統會自動複製版本參考。只有在你刪除欄位並新增一個新欄位取代時，才需手動指定對應欄位。

❓ 欄位顯示 Version Reference 為「None」怎麼辦？
✔️ 這代表系統未能找到對應欄位。如這並不應該是新的欄位的話，請手動從舊版本中選擇對應欄位以填入正確版本參考，確保資料可正確追蹤。

❓ 複製或 Clone 表格後，發現版本參考與原表格一樣，怎處理？
✔️ 如新表格的欄位與原表格不應共享資料，請將這些欄位的版本參考設為「None」，代表它們是全新欄位。

❓ 發佈後是否仍可編輯版本參考？
✔️ 可以。即使範本已發佈，你仍可回到舊版本修正或補上缺失的版本參考。

結語

版本參考編號是 RDrive 中用作追蹤不同版本欄位的強大工具。透過正確管理版本參考，用戶能夠確保數據一致性與可分析性，即使表格經歷多次版本更新。這對於數據匯出或使用 Power BI 等分析工具特別重要。