在 RDrive 中管理预定报告

创建者 LS, 修改于星期二, 15 四月在 5:01 AM 由 LS

概述

本指南说明如何在 RDrive 平台中新增、编辑、下载及删除预定报告方案。这些报告会根据你所设定的时间表与条件，自动以电邮方式发送。

目的: 透过预设报告自动分发项目数据，提升工作效率与资讯透明度。
适用对象: 具备报告管理权限的项目管理员。

先决条件：: 请确保你已获授权并可存取【预设报告】页面，以及拥有管理预设报告的权限。

预定报告功能可让你根据已设定的条件，自动透过电邮发送涵盖修缮或项目纪录（Issue）及工作程序类型（Process）的报告。
每项报告政策内的规则均可按需要设定不同的筛选条件及选项。
你可按项目需要，自由组合任何合适的规则及筛选条件。

TABLE OF CONTENTS

✅ 新增预定报告方案
✅ 编辑预定报告方案
✅ 编辑预定时间表
✅ 电邮版面设定选项
✅ 下载选项
✅ 试用预览
✅ 收件人设定
✅ 下载
✅ 批量下载方案
✅ 设定预定报告的规则
✅ 删除预定报告方案
常见问题与故障排解
电邮范本参考

✅ 新增预定报告方案

从侧边选单（≡）进入预定报告页面。
点击 新增（+） 按钮以建立一个新的报告方案。
设定报告频率：
- 每日：选择星期几执行，并设定发送时间。
- 每周：选择一个或多个星期几及发送时间。
- 每月：选择发送时间，报告会于每月的第 1 日发送。
输入报告标题（例如：“每周进度摘要”）。
点击确定完成设定。
选择收件人，可按用户名称、团队名称或团队标签选取。
展开“修缮或项目纪录（ISSUE）”或“工作程序类型（PROCESS）”以设定筛选条件（见下文）。

✅ 编辑预定报告方案

选择要编辑的方案。
可更新内容包括：
- 报告标题
- 预定时间表
- 收件者
- 电邮版面及下载选项
- 修缮或项目纪录与工作程序类型的规则

✅ 编辑预定时间表

如欲编辑现有预定报告方案的时间表：

点选方案右侧的三点选单（︙）。
选择“预定日程”。
重新定义报告频率：
- 每日：选择日期并设定传送时间。
- 每周：选择一个或多个星期几并设定时间。
- 每月：设定时间（报告会在每月第 1 日传送）。
点击“确定”以储存变更。

✅ 电邮版面设定选项

如欲自订预定报告电邮中资料的分类方式：

点击该方案的三点图示 ( ⋮ ) 选单。
选择“电子邮件布局选项”。
选择图表的分类方式，例如按图纸集、图纸或位置进行分类。
点击“确定”以储存设定。

细分图表范例：

✅ 下载选项

你可以自订预定报告的下载格式：

点击该方案的三点图示 ( ⋮ ) 选单。
选择“下载选项”。
选择以下其中一种格式：
- PDF（可选择是否套用报告配置范本）
- CSV（使用数据导出范本）
下载连结将包含在电邮内，收件人可点击连结登入项目并启动报告生成以进行下载。

✅ 试用预览

你可在报告按时间排程发送前进行预览：

点击该方案的三点图示 ( ⋮ ) 选单。
选择“尝试”。
可将测试报告发送至你自己或指定用户。

✅ 收件人设定

你可透过以下方式编辑报告收件人：

选择用户名称
团队名称
团队标签

✅ 下载

如需备份或用于其他项目：

点击该方案的三点图示 ( ⋮ ) 选单。
选择“下载”，以 .json 档案格式汇出该方案。

可用于备份，或汇入至其他项目中使用。

✅ 批量下载方案

将浏览模式切换为“选择模式”。
点选多个方案。
点击“批量下载”图示，即可一次性汇出所选方案。

✅ 设定预定报告的规则

每个方案均可使用条件进行过滤，以控制包含的内容：

在方案中点选“规则”区段的 修缮或项目纪录（Issue）或工作程序类型（Process）。
按下新增筛选条件，例如：
- 状态
- 范本
- 图纸集
- 位置标签
- 指派团队
- 控制团队
- 报告期间内的建立／更新／关闭状态
- 其他条件
使用下拉选单选择对应的值。
如需移除条件，可点击条件旁的三点图示 ( ⋮ ) 选单并选择删除。

✅ 删除预定报告方案

点击该方案的三点图示 ( ⋮ ) 选单。
点击“删除”。
系统会提示你确认删除，请按提示操作。

常见问题与故障排解

问：为何我未收到预定报告？

答：请检查以下事项：

报告排定的时间是否已过；
你是否已被正确加入为收件人；
电子邮件设定已正确配置。；

你亦可于“电子邮件日志”中确认报告是否已成功发送。

问：我可以安排多份预定报告吗？

答：可以。你可根据需要建立多个报告方案，每个均可有不同的标题、筛选条件及时间表。

问：我可以在报告排程后编辑或停止报告吗？

答：可以。你可随时开启预定报告方案以修改标题、排程、收件人、规则或版面设定。如欲停止发送报告，你可以删除该方案，或移除所有收件人以停止发送。

电邮范本参考: