在 RDrive 中管理預定報告

建立者 LS, 修改時間星期二, 15 四月於 5:02 AM 由 LS

概述

本指南說明如何在 RDrive 平台中新增、編輯、下載及刪除預定報告方案。這些報告會根據你所設定的時間表與條件，自動以電郵方式發送。

目的: 透過預設報告自動分發項目數據，提升工作效率與資訊透明度。
適用對象: 具備報告管理權限的項目管理員。

先決條件：: 請確保你已獲授權並可存取【預設報告】頁面，以及擁有管理預設報告的權限。

預定報告功能可讓你根據已設定的條件，自動透過電郵發送涵蓋修繕或項目紀錄（Issue）及工作程序類型（Process）的報告。
每項報告政策內的規則均可按需要設定不同的篩選條件及選項。
你可按項目需要，自由組合任何合適的規則及篩選條件。

TABLE OF CONTENTS

✅ 新增預定報告方案
✅ 編輯預定報告方案
✅ 編輯預定時間表
✅ 電郵版面設定選項
✅ 下載選項
✅ 試用預覽
✅ 收件人設定
✅ 下載
✅ 批量下載方案
✅ 設定預定報告的規則
✅ 刪除預定報告方案
常見問題與故障排解
電郵範本參考

✅ 新增預定報告方案

從側邊選單（≡）進入預定報告頁面。
點擊 新增（+） 按鈕以建立一個新的報告方案。
設定報告頻率：
- 每日：選擇星期幾執行，並設定發送時間。
- 每週：選擇一個或多個星期幾及發送時間。
- 每月：選擇發送時間，報告會於每月的第 1 日發送。
輸入報告標題（例如：「每週進度摘要」）。
點擊確定完成設定。
選擇收件人，可按用戶名稱、團隊名稱或團隊標籤選取。
展開「修繕或項目紀錄（ISSUE）」或「工作程序類型（PROCESS）」以設定篩選條件（見下文）。

✅ 編輯預定報告方案

選擇要編輯的方案。
可更新內容包括：
- 報告標題
- 預定時間表
- 收件者
- 電郵版面及下載選項
- 修繕或項目紀錄與工作程序類型的規則

✅ 編輯預定時間表

如欲編輯現有預定報告方案的時間表：

點選方案右側的三點選單（︙）。
選擇「預定日程」。
重新定義報告頻率：
- 每日：選擇日期並設定傳送時間。
- 每週：選擇一個或多個星期幾並設定時間。
- 每月：設定時間（報告會在每月第 1 日傳送）。
點擊「確定」以儲存變更。

✅ 電郵版面設定選項

如欲自訂預定報告電郵中資料的分類方式：

點擊該方案的三點圖示 ( ⋮ ) 選單。
選擇「電子郵件佈局選項」。
選擇圖表的分類方式，例如按圖紙集、圖紙或位置進行分類。
點擊「確定」以儲存設定。

細分圖表範例：

✅ 下載選項

你可以自訂預定報告的下載格式：

點擊該方案的三點圖示 ( ⋮ ) 選單。
選擇「下載選項」。
選擇以下其中一種格式：
- PDF（可選擇是否套用報告配置範本）
- CSV（使用數據導出範本）
下載連結將包含在電郵內，收件人可點擊連結登入項目並啟動報告生成以進行下載。

✅ 試用預覽

你可在報告按時間排程發送前進行預覽：

點擊該方案的三點圖示 ( ⋮ ) 選單。
選擇「嘗試」。
可將測試報告發送至你自己或指定用戶。

✅ 收件人設定

你可透過以下方式編輯報告收件人：

選擇用戶名稱
團隊名稱
團隊標籤

✅ 下載

如需備份或用於其他項目：

點擊該方案的三點圖示 ( ⋮ ) 選單。
選擇「下載」，以 .json 檔案格式匯出該方案。

可用於備份，或匯入至其他項目中使用。

✅ 批量下載方案

將瀏覽模式切換為「選擇模式」。
點選多個方案。
點擊「批量下載」圖示，即可一次性匯出所選方案。

✅ 設定預定報告的規則

每個方案均可使用條件進行過濾，以控制包含的內容：

在方案中點選「規則」區段的 修繕或項目紀錄（Issue）或工作程序類型（Process）。
按下新增篩選條件，例如：
- 狀態
- 範本
- 圖紙集
- 位置標籤
- 指派團隊
- 控制團隊
- 報告期間內的建立／更新／關閉狀態
- 其他條件
使用下拉選單選擇對應的值。
如需移除條件，可點擊條件旁的三點圖示 ( ⋮ ) 選單並選擇刪除。

✅ 刪除預定報告方案

點擊該方案的三點圖示 ( ⋮ ) 選單。
點擊「刪除」。
系統會提示你確認刪除，請按提示操作。

常見問題與故障排解

問：為何我未收到預定報告？

答：請檢查以下事項：

報告排定的時間是否已過；
你是否已被正確加入為收件人；
電子郵件設定已正確配置。；

你亦可於「電子郵件日誌」中確認報告是否已成功發送。

問：我可以安排多份預定報告嗎？

答：可以。你可根據需要建立多個報告方案，每個均可有不同的標題、篩選條件及時間表。

問：我可以在報告排程後編輯或停止報告嗎？

答：可以。你可隨時開啟預定報告方案以修改標題、排程、收件人、規則或版面設定。如欲停止發送報告，你可以刪除該方案，或移除所有收件人以停止發送。

電郵範本參考: